Besonderes elektronisches Anwaltspostfach

Stell Dir vor, es ist beA und keiner macht mit

von Pia LorenzLesedauer: 9 Minuten
Erst 45.000 Anwälte haben die beA-Karte bestellt. Für Mitarbeiter und Syndizi gibt es noch gar keine. Die Testphase beginnt zu spät, die Schnittstelle zu Kanzlei-Software kommt erst 2016. Haften aber sollen die Anwälte pünktlich.

Verschlafen die Anwälte das beA? Knapp sechs Wochen, bevor das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) am 1. Januar 2016 auf Empfang gehen soll, hat erst ein Viertel der rund 165.000 in Deutschland zugelassenen Anwälte die technische Grundausstattung bestellt. Seit dem 1. September können die beA-Karte Basis, die beA-Karte Signatur, ein Chipkartenleser für den Anwalt und Softwarezertifikate sowie Chipkarten für Kanzlei-Mitarbeiter bei der Bundesnotarkammer (BNotK) erworben werden, die von der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) mit der Herstellung und Ausgabe der Karten für das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) beauftragt wurde. Deren Sprecher bestätigt, dass bislang etwa 45.000 Karten bestellt wurden. Erwartungen, wie viele Karten zu diesem Zeitpunkt hätten bestellt werden sollen, habe es aber nicht gegeben: "Genaue Gesamtbestellmengen waren mangels Erfahrungswert nur äußerst schwer prognostizierbar", so Dominik Hüren. Die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer kann nach eigenen Angaben bei idealen Bedingungen etwa 3.000 Karten pro Tag produzieren. Durch Zusatzmaßnahmen könnten bei Bedarf in Spitzenzeiten auch mehr Karten hergestellt werden, versichert Hüren. "Die Bundesnotarkammer hat sich auf Wunsch der Bundesrechtsanwaltskammer darauf eingestellt, bei gleichmäßiger Bestellmenge in der Lage zu sein, für jeden bestellenden Rechtsanwalt jedenfalls eine beA-Karte Basis bis Ende des Jahres zu produzieren", sagte er gegenüber LTO.

BNotK: "Besser nicht bis Dezember warten mit der Bestellung"

Eine solche gleichmäßige Bestellung gibt es aber offenbar gerade nicht, wenn Mitte November erst ein Viertel der Advokaten die beA-Karte bestellt haben. Viele Anwälte sollen dem Vernehmen nach schon das Schreiben der BRAK entsorgt haben, mit dem sie ihre persönliche Identifikationsnummer erhielten – zum Teil schlicht, weil sie es für Werbung hielten. Ausschließlich für solche Fragen, die unmittelbar die Kartenbestellung betreffen, ist die BNotK zuständig, die bei allen anderen Aspekten auf die BRAK verweist: "Wer das angekündigte Schreiben mit der individuellen Antragsnummer noch nicht erhalten hat, sollte sich an bea@bnotk.de wenden", rät Sprecher Hüren. Drohende Engpässe zum Ende des Jahres will der Notarassessor zwar nicht bestätigen. Aber er weist darauf hin, dass die BNotK und die BRAK stets darauf aufmerksam gemacht hätten, "dass es sinnvoll ist, die beA-Karte eher früher als später zu bestellen". Es sei daher "ratsam, nicht bis Dezember oder gar Ende des Jahres mit der Bestellung zu warten, wenn man eine beA-Karte Basis zum 1. Januar 2016 haben möchte", betont er. Man könne aus Sicherheitsgründen schlicht nicht "auf Vorrat" produzieren, solange ein Rechtsanwalt seine beA-Karte nicht mit seiner individuellen Antragsnummer bestellt habe. Die Mitarbeiter-Chipkarten sollen, anders als die für die Anwälte, erst ab dem ersten Halbjahr 2016 bestellbar sein. Weil jedes beA nur einem Berufsträger persönlich zugeordnet ist, müssen die Anwälte eigene Chipkarten oder Softwarezertifikate erwerben, wenn nicht nur sie allein Zugriff auf das Postfach haben wollen. Es gibt rund 30 verschiedene Zugriffsberechtigungen, die der Anwalt Dritten zuschreiben kann – wenn die Karten denn dann einmal verfügbar sein werden. "'Muss ich jetzt alles selbst machen? Kann das nicht meine Sekretärin machen?' Das sind mit die am häufigsten gestellten Fragen der Anwälte in unseren Seminaren", bestätigt Ole Bertram, Vorstandsvorsitzender des Software-Industrieverbands Elektronischer Rechtsverkehr (SIV-ERV).

2/3: Und die Kanzleiorganisation?  

Bertram ist seit Monaten unterwegs. Gemeinsam mit Vertretern der Anwaltschaft, die sich ebenfalls um den Elektronischen Rechtsverkehr bemühen, hält er Vorträge, veranstaltet beA-Frühstücke und nimmt an e-Justice-Symposien teil. "Unsere Seminare sind voll", stellt Bertram fest, der beim Medienunternehmen Wolters Kluwer Deutschland, zu dem auch LTO gehört, u.a. für die Kanzlei-Software AnNoText verantwortlich ist. Die Anwälte, die bereit seien, sich jetzt mit dem Thema zu beschäftigen, hätten ganz konkrete Fragen zur Bestellung und Umsetzung. Etwa danach, ob sie nun ihre Kanzleiorganisation umstellen müssten. Das hängt maßgeblich von der derzeitigen Struktur der Kanzlei ab. Wer nicht über eine Kanzlei-Software verfügt, kann das beA per Web-Anwendung nutzen, deren Interface an Dienste wie GMX, web.de oder GMail erinnert. Sie kann über jeden Browser aufgerufen werden, ist allerdings für den Nutzer schon wegen der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung weniger komfortabel als die Kanzleisoftware. Ist Kanzlei-Software im Einsatz, soll das beA damit verbunden werden – nach Angaben von Bertram so, dass der Anwender den Einsatz idealerweise kaum bemerkt. Dennoch hält sich die Begeisterung selbst bei den großen Kanzleien, die auf hauseigene IT-Abteilungen zurückgreifen können, in Grenzen.

Gewöhnliche Bedenken und außergewöhnliche Konstellationen

Axel Philippson, Leiter der IT bei Osborne Clarke, ist verantwortlich für die zentrale Organisation des beA bei den 130 deutschen Berufsträgern der internationalen Wirtschaftskanzlei: "Das System verursacht deutlich mehr Arbeit, obwohl wir davon nicht profitieren". Die Erfahrungen der Kanzlei mit dem Vorgänger EGVP zeigten, dass solche Systeme nicht genutzt werden, so der EDV-Experte gegenüber LTO. Er gibt eine Einschätzung ab, die aus berufenem Munde überraschen mag: "So sehr man Fax auch belächeln mag – wirklich jeder Anwalt kennt den Ablauf und weiß, was kurz vor Fristablauf zu tun ist." Auch wenn andere Anwälte wie der Kölner Fachanwalt für Arbeitsrecht Alfred Börsch gern mit dem Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach arbeiten, weil es die Korrespondenz gerade mit den Arbeitsgerichten erheblich erleichtere: Zahlreiche Fragen sind ungeklärt. Wie soll mit Eingangspost im beA des angestellten Anwalts nach einem Kanzleiwechsel umgegangen werden? Das Mandat aus dem ehemaligen Arbeitsverhältnis wurde nicht ihm, sondern der Kanzlei erteilt. Ebenso offen ist die nicht seltene Konstellation, dass ein Anwalt in zwei Kanzleien tätig ist – berufsrechtlich kein Problem, aber es gibt pro Anwalt nur ein beA. Und zudem kann dieses nur an eine Kanzlei-Software angebunden werden – also nicht zum Beispiel für eine Kanzlei an RA Micro, für die andere an AnNoText.

Sonderproblem Syndizi

Ein gegenteiliges Problem erwartet die Syndikusanwälte. Für sie wird es eher zu viele als zu wenige beA-Postfächer geben - aller Voraussicht nach aber keins davon zum 1. Januar 2016. Ein Syndikusrechtsanwalt wird nach derzeitigem Stand der geplanten Neuregelung künftig durch die zuständige Rechtanwaltskammer als Syndikusrechtsanwalt für ein oder mehrere Anstellungsverhältnisse zugelassen (§ 46a Abs. 1 S. 2 BRAO-E). Für jedes in das Anwaltsverzeichnis eingetragene Anstellungsverhältnis, gegebenenfalls daneben auch noch für eine Zulassung in einer Kanzlei, wird die BRAK jeweils ein gesondertes elektronisches Anwaltspostfach einrichten müssen, erklärte Christoph Sandkühler beim 22. Syndikusanwaltstag. Für die Syndizi ist das besonders brisant, weil sie gerade im Verbandsbereich häufig bei mehreren Arbeitgebern angestellt sind. Sie können dann auch nicht sämtliche Korrespondenz über ein etwaiges eigenes Anwalts-beA leiten, da neben ihnen selbst regelmäßig auch Mitarbeiter der einzelnen Unternehmen - Sekretäre, Kollegen, Vertreter - Zugriff auf die Nachrichten haben sollen; dies aber jeweils nur für die dieses Unternehmen betreffende Korrspondenz. Werde dann nicht sauber getrennt, könne dies mit der Pflicht zur Verschwiegenheit kollidieren, meint Martin W. Huff, Rechtsanwalt in Köln und Geschäftsführer der dortigen Anwaltskammer.   

3/3: Es dauert alles etwas länger

Selbst wenn der Gesetzgeber, wie derzeit vorgesehen, die Neuregelung des Rechts der Syndikusanwälte noch bis zum 1. Januar 2016 durchbringen sollte, wird die BRAK es vor diesem Hintergrund nicht schaffen, das beA bis dahin für alle Unternehmensjuristen einzurichten. Die Dachorganisation der Anwälte strebt nach Angaben des Vorsitzenden ihres Ausschusses Elektronischer Rechtsverkehr an, dass der Gesetzgeber ihr eine längere Übergangsfrist zur Einrichtung der Postfächer für die neu zugelassenen Syndikusrechtsanwälte einräumt. Die technischen Möglichkeiten zur Bereitstellung seien derzeit noch nicht gegeben, so Sandkühler, auch "vorsorglich" könne man keine beA-Basiskarte bezogen auf Syndikusrechtsanwaltspostfächer bestellen. Auch die Anbindung der Schnittstellen an die Kanzlei-Software verzögert sich, sagt SIV-ERV-Vorstandsvorsitzender Ole Bertram. Als Verantwortlicher für AnNo-Text hat er ein gesteigertes Interesse daran, dass die in Abstimmung mit der BRAK entwickelten Schnittstellen so schnell wie möglich fertig werden. Er rechnet aber damit, dass das erst im Laufe des kommenden Jahres realisiert werden kann, da sich das beA-System noch im Aufbau und Test befinde. "Die Software-Anbieter haben bislang weder Zugang zu dem Testsystem bekommen noch wird die BRAK in diesem Jahr beim Testen unterstützen können". Überhaupt dauert alles ein wenig länger als erwartet. Die persönlichen Identifikationsnummern wurden im September verschickt statt im August, Zugriff auf das System sollten die Anwälte ab Mitte November erhalten, um sich damit vertraut zu machen und die Rechtevergabe zu regeln. Aber auch hier ist die BRAK, die das technische Mammutvorhaben mit dem französischen Anbieter Atos umsetzt, im Verzug. Der Erstregistrierungsprozess hat noch nicht begonnen, eine Anmeldung ist noch nicht möglich. Nach Informationen von LTO sollen die Systeme nun im Dezember online gehen. Ob es ein Testsystem geben wird, wissen wenige Wochen zuvor nicht einmal die Experten.

"Obliegenheit im Hinblick auf die Vermeidung von Haftungsfällen"?

Für die Anwälte gibt es trotz alledem gute Gründe, das beA nicht zu verschlafen. Das Postfach wird für alle Berufsträger ab dem 1. Januar empfangsbereit sein – und zwar unabhängig davon, ob der Anwalt die Erstregistrierung durchgeführt, also faktisch überhaupt die Möglichkeit des Zugriffs auf das elektronische Postfach hat. Andere Anwälte, aber auch Gerichte können ihnen Nachrichten, auch förmliche Zustellungen, über das beA zustellen.   Auf ihrer Webseite empfiehlt die BRAK daher, "auch wenn es gesetzlich keine ausdrückliche Verpflichtung zur Nutzung des beA gibt, dennoch die für die Erstregistrierung erforderliche beA-Karte rechtzeitig zu bestellen, damit die Gefahr haftungsrechtlicher Konsequenzen durch das Verpassen relevanter Post vermieden wird". Auch Christoph Sandkühler und Christopher Bosch, Referent der BRAK, gehen in der Neuen Juristischen Wochenschrift davon aus, dass es zwar keine berufsrechtliche Pflicht gebe, aber eine "Obliegenheit, im Hinblick auf die Vermeidung von Haftungsfällen Sorge dafür zu tragen, dass Nachrichten im beA gelesen werden" (NJW 2015, 2760, 2761). Kammer-Geschäftsführer Martin W. Huff sieht das ebenso. Er verweist auf ein Urteil des LG Bonn (vom 10.01.2014, Az. 15 O 189/13), das  entschieden hatte, dass ein Anwalt haftungsrechtlich verpflichtet ist, seinen Mail-Posteingang und auch den Spam-Ordner auf eingehende Mails zu kontrollieren. "Der Posteingang im beA ist genauso zu sehen: Es wird ein Briefkasten aufgehängt, für den sich jeder Anwalt den Schlüssel besorgen muss. Er trägt das Risiko, wenn er dies nicht tut", erläuterte der Kölner Rechtsanwalt auf dem Berufsrechts-Summit des Bundes der Unternehmensjuristen (BUJ) im Oktober. Zudem könne sich jeder Anwalt über eine beliebige andere Mailadresse darüber unterrichten lassen, dass Mails im beA eingegangen sind.

Protest unter den Anwälten

Dass sie über das beA adressierbar sein sollen, auch wenn sie sich für das Postfach nicht einmal registriert haben, ruft nicht nur in den Seminaren vor Ort Überraschung bis Empörung bei den Anwälten hervor, wie Ole Bertram berichtet. Zwei Kölner Fachanwälte für IT-Recht halten das Vorgehen der BRAK, ab dem 1. Januar für die Rechtsanwälte das beA so einzurichten, dass es elektronische Nachrichten empfangen kann, ohne dass der Rechtsanwalt die Erstregistrierung durchgeführt hat, für rechtswidrig. "Hierdurch können einem Rechtsanwalt keine Pflichten auferlegt werden", meinen in einer öffentlichen Stellungnahme Dr. Marcus Werner und Julius Oberste-Dommes. Werner, der u.a. Vorstandsmitglied des DAV, Mitglied des Vorprüfungsausschusses IT-Recht der Rechtsanwaltskammer Köln und 1. Vorsitzender des Arbeitskreises EDV und Recht Köln e.V. ist, geht davon aus, dass es technisch und organisatorisch möglich wäre, nur diejenigen Rechtsanwälte in das Verzeichnis der möglichen Empfänger des beA aufzunehmen, welche die Erstregistrierung dort auch beantragt haben. Laut Friderike Lummel, bei der BRAK für den Elektronischen Rechtsverkehr und IT-Recht zuständig, wäre eine solche Differenzierung dagegen technisch nicht möglich. Obwohl die maßgebliche Vorschrift in § 31a Abs. 1 S. 1. BRAO nur von der Einrichtung, nicht aber von der Empfangsbereitschaft des beA spricht, hält sie den gesetzgeberischen Auftrag an die BRAK für eindeutig: "Mit der Einrichtung eines beA für jeden der etwa 165.000 Rechtsanwälte in Deutschland sollte eine 'kritische Masse' an Teilnehmern für den elektronischen Rechtsverkehr geschaffen und damit Planungssicherheit – insbesondere für die Landesjustizverwaltungen – erreicht werden", so die BRAK-Geschäftsführerin gegenüber LTO. Der Gesetzgeber habe für die Gerichte die Möglichkeit schaffen wollen, alle Rechtsanwälte elektronisch zu adressieren. "Das heißt, diese Postfächer müssen demnach auch empfangsbereit sein".

Mit einem Faxgerät vergleichbar?

Dass Anwälten nach Ansicht der BRAK beim Verpassen relevanter Post möglicherweise haftungsrechtliche Konsequenzen drohen sollen, obwohl es keine Nutzungspflicht für das beA gibt, erklärt sie so: "Das ist durchaus mit den anderen Kommunikationswegen vergleichbar, die Rechtsanwälte nutzen: Es besteht auch keine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zur Nutzung eines Faxgerätes". Wenn dort aber Post einginge, müsse diese auch zur Kenntnis genommen werden. "Der Unterschied zum beA besteht darin, dass das beA nicht aufgrund einer individuellen Entscheidung des jeweiligen Rechtsanwaltes zur Verfügung steht, sondern aufgrund eines gesetzgeberischen Auftrags". Eine Aussage, die etwas ratlos zurück lässt. Schließlich resultieren die Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Empfangsbereitschaft des beA ja gerade daraus, dass der Anwalt – anders als beim Fax, dessen Nummer er auf seinen Briefkopf schreibt - ebendiese individuelle Entscheidung nicht getroffen hat. Auch der gesetzgeberische Auftrag ist einer an die BRAK, nicht aber an die Berufsträger – sonst wäre er ja eine Pflicht. Und ebendie gibt es ja nicht, auch nicht nach Ansicht der BRAK. Man darf damit rechnen, dass diese Fragen in 2016 verstärkt auf den Tisch kommen werden, wenn das beA empfangsbereit ist.  Die Anwälte mögen den Start verschlafen – spätestens mit dem ersten drohenden Haftungsfall dürften sie aber sehr schnell wach werden.

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