Softwarelösungen in der Kanzlei

IT für Ein­zel­kämpfer

von Henning ZanderLesedauer: 4 Minuten
Als Einzelanwalt muss man alles allein machen – und ist deshalb umso mehr auf effiziente und einfach zu bedienende technische Lösungen angewiesen. Eine Übersicht der wichtigsten Programme und Qualitätsmerkmale: Vom Dokumentenmanagement bis zur Diktiersoftware.
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Akten- und Dokumentenverwaltung:

Eine funktionierende Akten- und Dokumentenverwaltung ist das Rückgrat einer jeden Kanzlei. Auch wenn das papierlose Büro immer noch in weiter Ferne liegt: Akten elektronisch vorzuhalten spart Zeit und Nerven. Arbeitsschritte wie das Anlegen von Schriftsätzen werden optimiert. Aktenzeichen, Anschrift und Beteiligte können aus den vorhandenen Daten gezogen werden. Auch die Kommunikation mit dem Mandanten wird hier abgespeichert. Der Verfahrensstand kann mit wenigen Klicks überblickt werden. Darauf sollten Sie achten:
  • Kostenlose Software scheint für Einzelkämpfer attraktiv. Doch hier entfällt im Regelfall der Support. Bei Fehlfunktionen ist man auf sich selbst gestellt. Die Haftungsrisiken müssen gut abgewogen werden.
  • Viele kommerzielle Anbieter locken mit günstigen Einsteiger-Angeboten. Die sind attraktiv, weil man die Software testen und dann besser einschätzen kann, ob sie einem weiterhilft. Doch ab einer bestimmten Zahl von Akten wird es schwierig, noch den Anbieter zu wechseln. Denn die Akten von der alten in eine neue Software zu transferieren, wird immer aufwendiger.
  • Cloud-Angebote gewinnen an Popularität, auch in der Dokumentenverwaltung. Doch auch hier muss gut abgewogen werden: Kann und möchte man die Daten bei einem externen Anbieter ablegen, oder sind sie auf dem eigenen Server eventuell besser aufgehoben?
Populäre Lösungen:

Diktiersoftware:

Bänder diktieren und von Assistentin abtippen lassen? Gerade Einzelanwälte sollten sich gut überlegen, ob das nicht einfacher und schneller gehen kann. Diktiersoftware kann hierfür eine Lösung darstellen. Das Diktat wird gleich in einen Text umgesetzt. Der Schriftsatz muss nur noch einmal überprüft werden – und ist dann fertig. Mit etwas Übung ist die Zeitersparnis immens. Darauf sollten Sie achten:
  • Nehmen Sie sich Zeit für das Programm. Die Software muss sich erst auf Ihre Stimme und Ihre Aussprache einstellen.
  • Lesen Sie sich die Sprachbefehle für Sonderzeichen und Formatierungen durch. Erst wenn Sie diese beherrschen, wird Ihr Schriftsatz komplett.
  • Investieren Sie in ein gutes Headset. Je besser das Mikrophon, desto besser die Spracherkennung.
Populäre Lösungen:

Zeiterfassung:

Zeit ist Geld. Gerade bei Rechtsanwälten steckt viel Wahrheit in diesem Spruch. Nur, wer weiß, wie viel Zeit er für die Bearbeitung eines bestimmten Sachverhaltes oder für verschiedene Arbeitsschritte braucht, kann wirtschaftlich arbeiten. Und nur, wer Arbeit und Ertrag in ein Verhältnis setzt, sieht, wo er Verbesserungspotenziale hat, wo er produktiver arbeiten kann – und wie das Honorar kalkuliert werden muss. Darauf sollten Sie achten:
  • Je weniger Klicks es braucht, um die Zeiterfassung zu beginnen, umso besser. Im Idealfall können Sie ein Mandat auswählen und die Zeiterfassung sofort starten. Beim Stoppen der Zeiterfassung sollten Notizen möglich sein.
  • Messen Sie auch die Stunden, die Sie nicht abrechnen. Dann können Sie erfassen, wie viel Prozent Ihrer Zeit Sie wirklich (kostentechnisch) produktiv sind. Aber Achtung: Nur auf die Uhr zu schauen, kann auch schaden. Manchmal ergeben sich Ansatzpunkte etwa für neue Mandate erst im Small-Talk, wenn eigentlich schon alle rechtlichen Fragen erledigt sind.
Populäre Lösungen:

Projektmanagement:

Einzelanwälte sind Einzelkämpfer. Doch das müssen sie nicht bleiben. Wenn Sie sich mit anderen vernetzen, können Sie Ihren Mandanten ganz andere Angebote machen. Und im Team Mandate angehen, die Sie sonst überfordern würden. Wichtig ist allerdings, bei der Teamarbeit den Überblick zu behalten. Wer soll was bis wann erledigen? Und bleibt alles im Rahmen des Budgets? Einige Programme helfen bei der Projektplanung. Darauf sollten Sie achten:
  • Überlegen Sie gut, wie komplex Ihr Projekt ist. Welche Arbeitsschritte stehen an? Müssen nur Sie über den Projektverlauf informiert sein, oder wollen Sie die Projektsoftware auch dazu nutzen, Unterlagen mit den Mitgliedern in Ihrer Projektgruppe auszutauschen?
  • Bedenken Sie den Datenschutz. Reine Terminabsprachen sind im Regelfall unproblematisch. Achten Sie darauf, dass Sie datenschutzkonform mit persönlichen Daten und Informationen umgehen.
Populäre Lösungen:

Work-Life-Balance:

Ihr wichtigstes Kapital als Einzelanwalt sind Sie selbst und Ihre Arbeitskraft. Umso wichtiger ist es, dass Sie auf Ihre Gesundheit achten. Zwar heißt es oft, das Wort "selbstständig" bedeute "selbst" und "ständig". Doch die permanente Selbstausbeutung geht an die Substanz. Es ist wichtig, Verabredungen mit sich selbst zu treffen, und sich Zeit zu nehmen. Sei es für die Familie, für Hobbys – oder schlicht fürs Durchatmen. Zahlreiche Apps für Smartphones setzen inzwischen hier an und helfen dabei, die Balance zwischen Arbeit und Leben zu gewährleisten. Darauf sollten Sie achten:
  • Apps für die Work-Life-Balance sind hilfreich, um Grenzen zu setzen und Herr über sich selbst und seine Zeit zu bleiben.
  • Die entsprechenden Apps können Ihnen jedoch nicht abnehmen, auch mal eine wichtige Entscheidung zu treffen. Nämlich auch einmal nein zu sagen und nicht erreichbar zu sein.
Populäre Lösungen:

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