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Weiterleitung dienstlicher E-Mails auf privaten E-Mail-Account

Erst denken, dann wei­ter­leiten

von Dr. Jochen Keilich, LL.M. (Exeter)Lesedauer: 5 Minuten
Homeoffice machen zu wollen kann als Argument ausreichen, um sich berufliche Emails an den privaten Account weiterleiten zu dürfen. Tatsächlich wäre diese aber eine sehr laxe Regelung durch den Arbeitgeber, die demnächst teuer werden kann.
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Fragt man Mitarbeiter danach, ob sie sich schon einmal auf ihren privaten E-Mail-Account dienstliche E-Mails weitergeleitet haben, wird häufig die Antwort sein: "Ja, warum denn nicht?". Dies ist aus mehreren Gründen aber problematisch. Wie ein Urteil des Landesarbeitsgerichts (LAG) Berlin-Brandenburg (Urt. v. 16.05.2017, AZ. 7 Sa 38/17) zeigt, kann die Weiterleitung betrieblicher E-Mails auf den privaten Account sogar eine fristlose Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechtfertigen.
Hinzu kommt, dass sich die Rechtslage für Arbeitgeber durch die unmittelbare Geltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ab 25. Mai 2018 ohnehin verschärft, so dass auch aus datenschutzrechtlichen Gründen das Senden der E-Mail an einen privaten Account problematisch ist. Dies erst recht, weil die Weiterleitung dienstlicher E-Mails durch die Nutzung von Smartphones mit E-Mail Exchange eher erleichtert wird. Dabei spielt auch die Frage eine Rolle, unter welchen Voraussetzungen der Arbeitgeber dienstliche E-Mails kontrollieren oder überwachen darf.

Rücksichtnahmepflicht ist entscheidend

Der Fall beim LAG Berlin war sicherlich speziell: Ein Vertriebsmitarbeiter hatte unbefugt in ungewöhnlich großem Umfang E-Mails mit betrieblichen Informationen an seinen privaten E-Mail-Account weitergeleitet. Und das, wo er kurz vor Abschluss eines Arbeitsvertrages mit einem Konkurrenten stand. Mindestens drei der weitergeleiteten E-Mails betrafen ein von einem Kollegen betreutes Projekt mit Angebots- und Kalkulationsgrundlagen, technischen Daten und Berechnungsparametern sowie Vertragsentwürfen und Wartungsverträgen.
Für das LAG war dies eine Vorbereitung für die Tätigkeit bei einem neuen Arbeitgeber und damit eine schwerwiegende Verletzung der vertraglichen Rücksichtnahmepflichten gemäß § 241 Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Auch die schuldhafte Verletzung von Nebenpflichten sei an sich geeignet, einen wichtigen Grund im Sinne des § 626 Abs. 1 BGB darzustellen und damit eine fristlose außerordentliche Kündigung zu rechtfertigen. Dazu gehöre eben auch, dass es einem Arbeitnehmer verwehrt sei, sich ohne Einverständnis des Arbeitgebers betriebliche Unterlagen oder Daten anzueignen oder diese für betriebsfremde Zwecke zu verfolgen. Das Gericht berief sich auf ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Urt. v. 08.05.2014, Az. 2 AZR 249/13).
Dennoch: Erst das LAG hielt die außerordentliche fristlose Kündigung für wirksam, die Vorinstanz hatte noch anders entschieden. Es argumentierte, die Weiterleitung an die private E-Mail-Adresse sei vom Arbeitsvertrag gedeckt und für die beabsichtigte Weiterleitung an Dritte habe der Arbeitgeber keine substantiierten Anhaltspunkte vorgetragen.

Frage der dienstlichen Notwendigkeit

Betreffen die Unterlagen ein Geschäfts- oder Betriebsgeheimnis so ist die Herstellung einer Kopie sogar gem. § 17 Abs. 2 Nr. 1b Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) strafbewehrt. Dies zumindest dann, wenn zu Zwecken des Wettbewerbes aus Eigennutz, zugunsten eines Dritten oder in der Absicht gehandelt wurde, dem Unternehmen Schaden zuzufügen. Bei der vorzunehmenden Interessenabwägung seien die Motivation des Arbeitnehmers und die möglichen nachteiligen Folgen für den Arbeitgeber von wesentlicher Bedeutung.
In diesem Fall war nach Ansicht des LAG bedeutend, dass sich keine dienstliche Notwendigkeit ergeben hatte, warum Daten auf einen privaten E-Mail-Account übermittelt werden mussten. Der Arbeitnehmer hatte ein von der Beklagten bereitgestellten Laptop, auf den er auch dienstliche Daten speichern konnte, mit dem er zu Hause hätte arbeiten können. Hinzu kamen die Vertragsverhandlungen mit dem Konkurrenzunternehmen.
Die Verpflichtung von Arbeitnehmern, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der Arbeitgeber nicht zu offenbaren, beruht auf § 242 BGB. Mit Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sind Tatsachen gemeint, die im Zusammenhang mit einem Geschäftsbetrieb bestehen und nur einen engen begrenzten Personenkreis bekannt sind bzw. auch nach dem bekannten bekundeten Willen des Betriebsinhabers geheim zuhalten sind. Außerdem muss das Unternehmen auch ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse an der Geheimhaltung haben. Berechtigte Betriebs- und Geschäftsgeheimnis-se müssen grundsätzlich auch über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus gewahrt werden.

Überwachung bei privater Nutzung der Betriebsmittel

In dem Kontext steht die private Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel, wie E-Mail, Internetzugang oder Telefon. Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer ohne die entsprechende Erlaubnis kein Recht, dienstliche Kommunikationsmittel, sei es EDV, E-Mail-Dienste oder Internet privat zu nutzen. Außerdem darf der Arbeitgeber zwischen verschiedenen Kommunikationstypen, wie E-Mail oder Telefon, Handy und der Zulässigkeit ihrer Nutzung zu privaten Zwecken differenzieren. Sinnvoller Weise erlaubt er – im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung - gelegentliche private Telefonate und verbietet die private E-Mail-Nutzung. Dies insbesondere, weil er sonst nach Ausscheiden des Arbeitnehmers quasi keine Möglichkeit hat, auf die E-Mails insgesamt zuzugreifen.
Das BAG hat in einer Entscheidung vom 31. Mai 2017 (2 AZR 200/06) darauf abgestellt, dass kündigungsrelevant das Herunterladen erheblicher Datenmengen auf betriebliche Datensysteme sei und zusätzlich die verursachten Kosten und die Verletzung der Arbeitspflicht, wenn die Privatnutzung in der Arbeitszeit geschehe. Diese Grundsätze sind auch auf die private Nutzung des E-Mail Systems übertragbar.
Arbeitnehmer müssen die Ahnung einer unzulässigen Weiterleitung dienstlicher E-Mails an ihren privaten E-Mail Account indes nur dann befürchten, wenn dem Arbeitgeber rechtmäßige Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen zur Verfügung stehen.
Die in der Vergangenheit relevante Unterscheidung danach, ob die private Nutzung des dienstlichen E-Mail Accounts gestattet ist oder nicht, verliert dabei zunehmend an Bedeutung. Denn dienstliche E-Mails und Internet unterliegen nicht den Schutzbestimmungen des Telekommunikationsgesetzes (TKG, vgl. zuletzt LAG BB, v. 14.01.2016, Az. 5 Sa 657/17). Daher ist die Einsichtnahme bei nur dienstlich genutzten E-Mails durch den Arbeitgeber möglich, wenn auch nicht unbegrenzt, wie etwas das Keylogger-Urteil des BAG zeigte (Urt. v. 27.07.2017, AZ. 2 AZR 681/16).

Mit der DSGVO wird es besonders teuer

Die datenschutzrechtlichen Aspekte der Weiterleitung dienstlicher E-Mails an private E-Mail Accounts werden mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSG-VO) noch erheblicher. Denn von Unternehmen werden dann sehr weitgehende Dokumentations- und Nachweispflichten verlangt. So muss beispielsweise jederzeit der Nachweis erbracht werden können, dass die eigene Datenverarbeitung zulässig ist. Korrespondierend hierzu werden die Auskunftsrechte der Betroffenen wesentlich gestärkt.
Eine Weiterleitung dienstlicher E-Mails auf einen privaten Account dürfte dann regelmäßig einen Verstoß gegen den Datenschutz für Unternehmen bedeuten, die eine Weiterleitung an den privaten Account dulden und damit zu den empfindlichsten Änderungen des Datenschutzes durch die DSGVO führen: den drastischen Erhöhungen der Geldbußen auf bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nach dem was höher ist.
Jede Weiterleitung dienstlicher E-Mails unterliegt dem Datenschutz, wenn darin personenbezogene Daten enthalten sind. Das ist schon dann gegeben, wenn sich die Informationen auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Sollte es im Einzelfall einmal erforderlich sein, dass Arbeitnehmer zuhause auf Ihrem privaten Computer Dokumente bearbeiten, so können die Dokumente allenfalls durch einen mit einer entsprechenden Verschlüsselung gesicherten mobilen Speicher (USB-Stick) „transportiert“ werden. Auch dann müssten Arbeitgeber jede Zwischenspeicherung auf dem privaten Endgerät untersagen. Eine Weiterleitung auf einen privat genutzten kommerziellen Account sollte aber auf jeden Fall untersagt werden.
Der Autor Dr. Jochen Keilich, LL.M. (Exeter) ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht. Er ist Partner bei Pusch Wahlig Legal in Berlin.

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