Tipps für die Videokonferenz

"Sperren Sie die Katze aus"

Interview von Anja HallLesedauer: 5 Minuten

Im Lockdown stehen Videokonferenzen bei Anwältinnen und Anwälten besonders hoch im Kurs, gerade für heikle Mandantengespräche. Aber wie wirkt man möglichst professionell dabei? Carmen Schön hat ein paar Tipps.

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LTO: Frau Schön, in vielen Kanzleien heißt es, dass man inzwischen mit den Mandanten viel lieber Videokonferenzen abhält statt wie früher, also vor der Pandemie, zu telefonieren. Können Sie sich erklären, warum das so ist? 

Carmen Schön: Eine Videokonferenz hat eine andere Qualität als ein bloßes Telefonat, weil die Körpersprache des Gegenübers wahrnehmbar ist. Beim Gespräch mit den Mandanten geht es Anwältinnen und Anwälten auch darum, Vertrauen aufzubauen - und dazu muss man in Kontakt sein. Das geht telefonisch über Sprache und Stimme, aber wenn Mimik und Gestik dazukommen, ist das besser. Denn wir alle wollen demjenigen, mit dem wir reden, in die Augen schauen. 

Hinzu kommt: Beim Gespräch über etwas Heikles, etwa einen schwierigen Punkt im Mandat oder über das Honorar, können wir die Reaktion des Mandanten unmittelbar erkennen. Wir sehen zum Beispiel, wie sehr sich der andere gerade versteift, die Augen aufreißt oder sich an die Nase fasst. Am Telefon können wir das nicht erkennen, da merken wir nur, wenn der Gesprächspartner still wird. Aber warum er ruhig ist, wissen wir nicht. Vielleicht hört er nur intensiv zu.

Videokonferenz: Bei schwierigen Gesprächen eine gute Alternative

Im Video-Call können wir, wenn wir solche Vorboten in der Körpersprache erkennen, schneller reagieren, etwa eine weichere Sprache mit mehr Konjunktiven verwenden, langsamer sprechen oder auch einfach fragen, wo der andere gedanklich steht. Bei schwierigen Gesprächen ist das persönliche Treffen deshalb zwar sicherlich nach wie vor die erste Wahl, aber die zweitbeste Variante ist der Video-Call. 

Manche hatten allerdings während des ersten Lockdowns im Frühling sichtlich Mühe mit den Video-Calls, teilweise wirkte das unprofessionell. Welche Tipps haben Sie, um in der Videokonferenz gut dazustehen?

Das klingt vielleicht wie kalter Kaffee, ist es aber nicht: Machen Sie vorab einen Technikcheck, denn jedes System funktioniert anders. Mir selbst ist es passiert, dass die integrierte Kamera an meinem Computer nach einem Softwareupdate plötzlich nicht mehr funktioniert hat. Ich musste schnell los und eine externe kaufen. Hätte ich das vorher nicht geprüft, hätte ich im Gespräch mit dem Kunden dumm dagestanden.

Dann: Prüfen Sie das Vorschaubild, bevor Sie in die Konferenz eintreten, kontrollieren Sie, wie die Kamera eingestellt ist, ob Sie in einem guten Winkel hineinblicken und nicht von zu weit oben oder unten. Man sollte auch darauf achten, den Gesprächspartnern nicht die kalte Schulter zu zeigen, weil der Computer seitlich steht. Das erweckt den Eindruck, dass der andere nebenbei am zweiten Bildschirm arbeitet - was ja oft auch der Fall ist. 

In die Kamera schauen, nicht auf das Bild des Gesprächspartners

In der Regel genügt es nicht, den Laptop auf den Tisch zu stellen – das wäre zu tief. Sie sollten immer Bücher unterlegen oder Laptop-Stützen nutzen. Gut ist es, sich so zu positionieren, als würde man sich in einem Meetingraum gegenübersitzen. Das bedeutet: Parallel in die Kamera schauen – und auf keinen Fall das tun, was die meisten machen, nämlich das Bild des Gesprächspartners angucken. Wer dem anderen direkt in die Augen schauen will, muss in das kleine schwarze Kameraloch am Rechner sehen.

Ein weiterer Aspekt, gerade jetzt im Herbst, ist die Helligkeit: Bin ich ein Schattenmännchen oder blinzele ich in die Sonne, weil ich vergessen habe, die Jalousie herunterzulassen? Wer sich schminkt, sollte darauf achten, das besonders stark zu tun, denn nur so wirkt man natürlich. Das klingt paradox, ist aber wie beim Fernsehen: Auch vor der Fernsehkamera muss man aussehen, als wäre man in den Farbkasten gefallen. 

Dann natürlich gilt: Störgeräusche ausschalten! Sperren Sie die Katze aus und schließen Sie das Fenster. Denn die Müllabfuhr kommt ja ausgerechnet immer dann, wenn man im Video-Call sitzt. Apropos Ton: Nicht ideal ist, ein integriertes Mikrofon zu nutzen. Gerade in hallenden Räumen sollte man überlegen, ob man nicht lieber ein Headset verwendet, weil das Mikrofon dann näher am Mund ist. 

Im Hintergrund ein Strand? Keine gute Idee

Was halten Sie von den Hintergrundbildern, die man in einigen Videokonferenz-Systemen einblenden kann? Witzig oder überflüssig?

Richtig, einige Anbieter wie Zoom oder Teams haben eine Funktion, mit der man eigene Bilder hochladen oder als Hintergrund einen Strand oder irgendeinen anderen Ort einblenden kann. Das sieht nett aus, aber ich empfehle, solche Bilder besser nicht zu laden, denn sie fressen viel Datenvolumen. Und sie haben den unangenehmen Effekt -  ich nenne das den "Holodeck-Effekt" -,dass das eigene Bild bei Bewegungen Schlieren zieht, weil sich das Hintergrundbild nicht schnell genug an die Bewegungen anpasst.

Eine Studie im Harvard Business Manager hat übrigens gezeigt, dass Menschen in Videokonferenzen viel lieber reale Hintergründe haben. Man möchte sehen, wo der andere sich gerade befindet. Dennoch sollte man aufpassen, dass nicht zu viel Ablenkung passiert, etwa durch wildgemusterte Bilder im Hintergrund, oder dass man unfreiwillig zu viel Persönliches zeigt. Aber auch ein trüber Hintergrund, etwa ganz weiß und ohne Farbtupfer, wirkt insgesamt trist und führt auch dazu, dass das Gegenüber das Gespräch als trist erlebt.

Umgebung sollte nicht von der Person ablenken

Viele Kanzleien greifen zum Logo, wenn sie einen Hintergrund für ihre Videokonferenzen suchen. Ein Logo kann man virtuell einblenden, aber wenn die Videokonferenz ohnehin in den Kanzleiräumen stattfindet, kann man auch einfach eine Logo-Fahne, wie man sie zum Beispiel an einem Messestand nutzt, im Hintergrund aufhängen. Ich rate dazu, ein wenig auszuprobieren und zu überlegen, wer man ist und was man ausdrücken will. Oberste Maßgabe sollte dabei sein, dass der Hintergrund nicht von der Person ablenkt.

Und was ist der richtige Dresscode für die Videokonferenz im Homeoffice?

Die Kleidung sollte nicht zu leger sein, auch nicht im Homeoffice. Das bedeutet also: Kein Pulli, stattdessen Hemd beziehungsweise Bluse. Krawatte und Sakko sind meiner Ansicht nach nicht unbedingt nötig, wenn man zu Hause arbeitet. Man sollte keine Oberteile mit ablenkenden Mustern wie Karos oder Streifen anziehen, denn die können am Bildschirm flimmern, auch diesen Effekt kennt man aus dem Fernsehen. Allerdings sollte man auch nicht zu dezent und farblos auftreten, vielleicht lassen sich mit Tüchern oder Einstecktüchern Farbakzente setzen. 

Keine Jogginghose zum Blazer

Noch ein wichtiger Gedanke, weil das oft nicht beachtet wird: Das Oberteil sollte unbedingt zum Unterteil passen. Denn man muss damit rechnen, dass man aufstehen muss und der Gesprächspartner am Bildschirm dann die ganze Person sieht. Und ein Blazer zur Jogginghose sieht merkwürdig aus. 

Natürlich wirkt es menschlich, wenn man das Gegenüber in lockerer Kleidung sieht. Aber es gibt ja auch wieder andere Momente, bei denen es ernster wird, etwa wenn man über Honorare verhandelt. Dann sollte man nicht als derjenige im Gedächtnis geblieben sein, der in Jogginghose und Blazer in der Videokonferenz saß.

Vielen Dank für das Gespräch, Frau Schön!

Die Volljuristin und ehemalige Rechtsabteilungsleiterin Carmen Schön berät und coacht Juristen, Führungskräfte und Anwaltskanzleien zu Themen wie Geschäftsaufbau, Führung, Auftritt und Wirkung.  

Im Interview: Carmen Schön

Managementberaterin und Buchautorin

Thema:

Home-Office

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